Bij de organisatie van extra-sportieve activiteiten in de stedelijke sportcentra dient een gebruiksovereenkomst opgemaakt te worden waarin alle afspraken vastgelegd worden.
Om te vermijden dat Team Sport voor goedkeuring van iedere gebruiksovereenkomst toestemming moet vragen aan het college van burgemeester en schepenen, dient het huishoudelijk reglement aangepast te worden waarbij een standaard gebruiksovereenkomst goedgekeurd wordt.
Het reglement maakt als bijlage XI deel uit van de Algemene Politieverordening.
Bij elk sportevent waarbij ook niet-sportieve activiteiten georganiseerd worden, zoals het aanbieden van eten, drinken, plaatsen tenten, muziek … dient een gebruiksovereenkomst opgemaakt te worden. Het doel van de gebruiksovereenkomst is om de verantwoordelijkheden en afspraken (waaronder veiligheid) vast te leggen. Voor normaalgebruik (trainingen, wedstrijden …) is het huishoudelijk reglement van toepassing.
Tot op heden diende Team Sport elke keer een nota in voor het college van burgemeester en schepenen om deze gebruiksovereenkomst goed te keuren. Dit vraagt extra administratie en is in werkelijkheid niet altijd evident/efficiënt. Clubs doen een aanvraag vaak te laat om de gebruiksovereenkomst nog tijdig in het college te krijgen of op tijd te laten ondertekenen.
Om korter op de bal te kunnen spelen dient het huishoudelijk reglement aangepast te worden en dient een standaard gebruiksovereenkomst als bijlage goedgekeurd te worden.
Artikel 23 krijgt dan volgende toevoeging:
"Ook bij de organisatie van extra-sportieve activiteiten (al dan niet in kader van een sportactiviteit/evenement) dient de procedure voor reservering van de accommodatie doorlopen te worden. Ook dient een gebruiksovereenkomst opgemaakt te worden en te worden ondertekend door beide partijen."
De standaard gebruiksovereenkomst stedelijke sportinfrastructuur wordt ook als bijlage toegevoegd.
Op deze manier worden afspraken nog altijd officieel vastgelegd, maar verloopt de opmaak en de ondertekening van de overeenkomst een stuk vlotter.
Raadslid Pieter Soens stelt volgend amendement voor:
een bijkomend vast artikel:
"Artikel 9bis
Niet-sportieve activiteiten kunnen enkel plaatsvinden in de geschikte ruimtes waar geen technische hoogwaardige sportvloer (d.i. gerenoveerde sportvloer of sportspecifieke parketvloer) aanwezig is. Behoudens uitzondering ook niet in inkomhal, gaanderijen, gangen, bergingen, esplanade, patio, … Om de exacte locatie voor alle niet-sportieve nevenactiviteiten te bepalen wordt door partij enerzijds steeds vooraf overleg gepleegd met de teamverantwoordelijke Team Sport en de betrokken sportbeheerder, in overleg met de schepen van Sport, zeker bij uitzonderingen."
De raad gaat over tot de stemming over het amendement, zoals geformuleerd door raadslid Pieter Soens, in openbare zitting waaraan 39 raadsleden deelnemen, en waarvan de uitslag luidt als volgt:
Het amendement wordt bijgevolg aanvaard, waardoor artikel 10 van de standaard gebruiksovereenkomst in bijlage wordt gewijzigd met de tekst van voormeld amendement.
Artikelen 119, 119bis en 135 van de Nieuwe Gemeentewet.
Wet betreffende de gemeentelijke administratieve sancties van 24 juni 2013.
De wijzigingen in het huishoudelijk reglement stedelijke sportcentra en de standaard gebruiksovereenkomst als bijlage, zoals opgenomen in huidige nota, goed te keuren.