Meer bepaald werden volgende aanpassingen overeengekomen:
Aanpassing volgorde voorstellen van beslissing:
Op vraag van het bureau worden de voorstellen van beslissing niet langer op het einde van de zitting - na de discussiepunten - behandeld. De voorstellen van beslissing zullen gevoegd worden na de interpellaties, en dus voorafgaand aan de mondelinge vragen en de discussiepunten worden opgenomen in de agenda van de raad.
Deze aanpassing brengt een wijziging van de artikelen 18bis, 37, 44 en 46 van het huishoudelijk reglement met zich mee.
- artikel 18bis wordt gewijzigd:
De voorzitter roept de agendapunten af in de volgende volgorde:
- Hamerpunten;
- Interpellaties;
- Voorstellen van beslissing;
- Mondelinge vragen;
- Discussiepunten;
- Punten in besloten zitting.
- De interpellaties, de voorstellen van beslissing en de mondelinge vragen van zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijke welzijn worden samen bij aanvang van de zittingen behandeld, en dus vóór de discussiepunten, en de punten in besloten zitting van elk van deze raden.
Na de behandeling van de interpellaties, voorstellen van beslissing en mondelinge vragen van de zitting waarmee gestart wordt, wordt deze zitting geschorst, waarna de tweede zitting geopend wordt en ook daar gestart wordt met de interpellaties, voorstellen van beslissing en mondelinge vragen. Na afhandeling van de discussiepunten van deze tweede zitting, wordt de eerste zitting terug geopend en verder gezet.
- artikel 37 wordt gewijzigd:
De notulen houden in:
a) De namen van de voorzitter, de algemeen directeur en de ter vergadering aanwezige leden en van de leden die afwezig waren en van de leden die de vergadering vroegtijdig hebben verlaten;
b) Een vermelding, in chronologische volgorde, van de zaken die aan de orde zijn geweest;
c) Het gevolg dat gegeven werd aan die punten waaromtrent de raad geen beslissing genomen heeft;
d) De tekst van de ter vergadering ingediende voorstellen en (sub)-amendementen met de uitslag van de besprekingen hieromtrent;
e) Een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding, behalve voor wat betreft de geheime stemming, voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield;
f) verwijzing naar waar de opname van vraag en antwoord van de interpellaties, de voorstellen van beslissing en de mondelinge vragen terug te vinden zijn.
- artikel 44 wordt gewijzigd:
Deze bijkomende agendapunten zullen behandeld worden na afhandeling van de interpellaties, voor zover het punt niet in de besloten zitting moet behandeld worden.
- artikel 46 wordt gewijzigd
De raadsleden hebben het recht korte vragen te stellen aan de collegeleden respectievelijk leden van het vast bureau tijdens de vergadering van de raad.
Een mondelinge vraag is een korte bevraging met informatieve strekking over een aangelegenheid van de Stad of het OCMW vreemd aan de dagorde van de raadszitting en die ook slechts een korte beantwoording vereist. De aard van de vraag moet het toelaten om de vraag te stellen en het antwoord te geven binnen de daarvoor voorziene spreektijden.
Ze worden niet op voorhand ingediend, maar gesteld na de behandeling van de voorstellen van beslissing. Vragen van praktische aard vallen hier niet onder; daarvoor wordt verwezen naar het Meldpunt.
Aanpassing spreektijden voor interpellaties ‘mede ingediend door een andere fractie’:
Verder is op het bureau van fractieleiders besproken welke de spreektijden zijn indien interpellaties 'mede ingediend worden door een andere fractie'. Er werd afgesproken dat de interpellatie voor die andere fractie spreektijden oplevert die even lang zijn als de spreektijden van de indieners van de interpellatie zelf. De overige spreektijden blijven zoals vastgesteld door de raad in het huishoudelijk reglement.
Dit brengt een wijziging met zich mee van het artikel 45 en 48, par.2 van het huishoudelijk reglement.
- artikel 45 wordt gewijzigd
De raadsleden hebben het recht interpellaties voor de raad in te dienen of mede namens hen te laten indienen, gericht aan de collegeleden respectievelijk leden van het vast bureau. Een interpellatie is een beknopte duidelijke en welomschreven vraag van politieke aard over het bestuur van de stad of het OCMW, beleidskeuzes of actuele kwesties, die tot de bevoegdheid van de Stad of het OCMW behoren en die het toelaten om de vraag te stellen en het antwoord te geven binnen de daarvoor voorziene spreektijden. Het betreffen geen technische vragen; deze horen thuis in de raadscommissies.
Voor de gemeenteraadszitting kan elke fractie per twee zetels waarover zij beschikken maximaal één interpellatie (mede) indienen, met een absoluut maximum van vier interpellaties in zijn totaliteit per fractie. Fracties die over minder dan twee zetels beschikken alsook individuele raadsleden die geen deel uitmaken van een fractie kunnen maximum één interpellatie (mede) indienen voor de gemeenteraadszitting.
Voor de zitting voor de raad van maatschappelijke welzijn kan elke fractie per twee zetels waarover zij beschikken maximaal één interpellatie (mede) indienen, met een absoluut maximum van vier interpellaties in zijn totaliteit per fractie. Fracties die over minder dan twee zetels beschikken alsook individuele raadsleden die geen deel uitmaken van een fractie kunnen maximum één interpellatie (mede) indienen voor de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De interpellaties moeten uiterlijk 5 dagen vóór de raadszitting ingediend worden in het e-decisionsysteem via initiatiefrecht: interpellatie. Voor zover overeenkomstig artikel 1 de raadszitting op een maandag plaats vindt, dient de interpellatie uiterlijk op woensdag om 24 uur, in de week vóór de raadszitting ingediend zijn.
- artikel 48 par. 2 wordt gewijzigd
De behandeling van een interpellatie tijdens de raad verloopt als volgt:
1. De interpellant krijgt twee minuten de tijd om zijn interpellatie toe te lichten.
2. Het college van Burgemeester en Schepenen of het vast bureau krijgt twee minuten om te antwoorden. Daarbij kan het college van Burgemeester en Schepenen de antwoorden op de verschillende deelvragen samenvoegen.
3. De interpellant krijgt één minuut voor wederantwoord.
4. Mogelijkheid voor maximum één raadslid per fractie om te melden of het zich al dan niet aansluit bij de interpellant gedurende maximum één minuut.
5. Het college of het vast bureau krijgt één minuut om te reageren op het wederantwoord van de interpellant, te verhogen met telkens één minuut per tussengekomen fractie.
6. De interpellant krijgt één minuut voor een laatste repliek.
De interpellant kan zijn spreektijd ook delen met een ander lid van zijn fractie.
Indien de interpellatie werd ingediend ‘mede namens’ een raadslid van een andere fractie, dan krijgt dat raadslid dezelfde tijd als de interpellant en kan dat raadslid die spreektijd telkens uitoefenen aansluitend op de interpellant.
Uitzonderlijke gevallen waarin de raadszittingen en de vergaderingen van de raadscommissies volledig digitaal plaatsvinden:
Er wordt in dit verband in het bijzonder verwezen naar artikel 74 en 20 van het decreet lokaal bestuur dat de mogelijkheid voorziet om digitaal te vergaderen.
De fractieleiders werden hieromtrent ook bevraagd via e-mail.
Fysiek vergaderen blijft de algemene regel.
Er worden echter een aantal heel uitzonderlijke situaties bepaald waarin fysiek vergaderen niet mogelijk wordt geacht. In die uitzonderlijke gevallen wordt voorzien dat de raadszittingen en de vergaderingen van de raadscommissies volledig digitaal kunnen plaatsvinden. Het betreft volgende situaties:
- wanneer er een federale crisissituaties is;
- wanneer de raadszaal onverwacht fysiek niet toegankelijk is én er niet tijdig een valabel alternatief kan worden voorzien;
- wanneer er dringend een noodzakelijke beslissing van de raad nodig is en een bijzondere meerderheid van 2/3den van de raadsleden daarmee vooraf akkoord gaat.
Deze aanpassing brengt een wijziging mee van de artikelen 2, 6, 12, en 22 van het huishoudelijk reglement, en de toevoeging van de artikelen 10bis en 11tris.
- artikel 2 wordt aangevuld:
De oproeping vermeldt naast plaats, dag en tijdstip, ook de agenda van de openbare en de besloten vergadering. In heel uitzonderlijke gevallen (zoals omschreven in artikel 10bis) waarin fysiek vergaderen niet mogelijk is, wordt aan de raadsleden tevens een link verstuurd die toegang geeft tot de digitale vergadering.
- artikel 6 wordt aangevuld:
In heel uitzonderlijke gevallen, zoals bepaald in artikel 10bis van huidig reglement, gaan de raadcommissies en het bureau van de fractieleiders volledig digitaal door.
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de aanwezige leden van elke commissie een aanwezigheidslijst. De leden die digitaal aansluiten melden hun aanwezigheid in de chat van de vergadering.
- artikel 10bis wordt toegevoegd:
1.5. Digitale vergadering
Artikel 10bis.
In volgende heel uitzonderlijke gevallen waarin fysiek vergaderen niet mogelijk is, gaat de raadszitting volledig digitaal door:
1. Tijdens een federale crisisfase;
2. Wanneer de raadszaal door een onvoorziene gebeurtenis onverwacht fysiek niet toegankelijk is en er niet tijdig een valabel alternatief kan worden voorzien;
3. Wanneer een dringende noodzakelijke beslissing van de raad nodig is en twee derde van de raadsleden daar vooraf mee akkoord gaan.
De voorzitter stuurt een e-mail naar alle raadsleden met de vraag om akkoord te gaan om digitaal te vergaderen. Deze e-mail bevat naast de voorziene dag, tijdstip en agenda van de eventuele vergadering minstens een toegelicht voorstel van beslissing waarbij de dringende noodzakelijkheid gemotiveerd wordt.
Van zodra twee derde van de raadsleden positief geantwoord hebben via e-mail stelt de voorzitter de uitzonderlijke omstandigheid vast en volgt de officiële oproeping.
Voor de digitale raadsvergadering tellen – behoudens de specifieke bepalingen over digitaal vergaderen – de gewone regels uit het decreet over het lokaal bestuur en dit huishoudelijk reglement.
- artikel 11tris wordt toegevoegd:
Artikel 11tris
Bij het digitaal volgen van vergaderingen laten de raadsleden hun camera aanstaan gedurende de volledig vergadering. Raadsleden die tijdelijk weggaan van de camera geven dat duidelijk aan in de chat, evenals wanneer ze terugkeren.
Wanneer raadsleden die normaal in beeld zouden moeten zijn niet voor de camera blijken te zitten, en daarover niets gemeld hebben in de chat, of hun camera hebben uitgezet, wordt aangenomen dat ze de vergadering definitief verlaten hebben.
- Artikel 12 wordt aangevuld:
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst getekend hebben, worden in de notulen vermeld.
In geval van digitale raadsvergadering wordt de aanwezigheid van de raadsleden nagegaan in Teams, waar de betrokken raadsleden hun aanwezigheid kenbaar dienen te maken in de chat.
- Artikel 22 wordt aangevuld:
Het raadslid, dat het woord voert, mag zich slechts wenden tot de raad langs de voorzitter.
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve door de voorzitter voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
In geval van een digitale raadszitting, zetten de raadsleden hun microfoon enkel aan wanneer ze het woord krijgen van de voorzitter. De voorzitter kan desgevallend de microfoon van de raadsleden dempen.
Mogelijkheid tot hybride raadscommissies:
Er wordt in dit verband in het bijzonder verwezen naar artikel 74 en 20 van het decreet lokaal bestuur dat de mogelijkheid voorziet om hybride te vergaderen.
De fractieleiders werden hieromtrent ook bevraagd via e-mail.
Hybride vergaderen wordt mogelijk gemaakt voor de raadscommissies, met uitzondering van de verenigde raadscommissies die steeds fysiek doorgaan of volledig digitaal in de gevallen zoals hiervoor bepaald.
Raadsleden die van de mogelijkheid gebruik willen maken om de 1ste, 2de of 3de raadscommissie of het bureau van de fractieleiders digitaal te volgen, moeten de voorzitter en de secretaris van de betrokken raadscommissie of van het bureau hiervan op de hoogte brengen ten laatste om 16 uur op de dag van de raadscommissie respectievelijk bureau.
Deze aanpassing brengt een wijziging mee van de artikel 6 van het huishoudelijk reglement.
- Artikel 6 wordt aangevuld:
Aan elke commissie wordt een vast lokaal toegewezen waar hybride vergaderen mogelijk is. Leden die digitaal wensen deel te nemen aan de 1ste, 2de of 3de raadscommissie verwittigen de voorzitter en de secretaris van de raadscommissie hiervan ten laatste op de dag van de raadscommissie om 16 uur. Om de raadsleden toe te laten digitaal deel te nemen aan de raadscommissie wordt een link verstuurd die toegang geeft tot de vergadering.
De hierboven vermelde bepalingen m.b.t. het hybride vergaderen gelden eveneens voor het bureau van fractieleiders.
Voor wat betreft de verenigde raadscommissie is hybride deelnemen niet mogelijk.
In heel uitzonderlijke gevallen, zoals bepaald in artikel 10bis van huidig reglement, gaan de raadcommissies volledig digitaal door.
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de aanwezige leden van elke commissie een aanwezigheidslijst. De leden die digitaal aansluiten melden hun aanwezigheid in de chat van de vergadering.
Daarnaast zijn er nog een aantal andere aanpassingen die zich opdringen:
Digitaal bulletin van vragen en antwoorden:
Tot op heden was voorzien dat het bulletin van vragen en antwoorden ter tafel werd neergelegd op de raadszitting. Dit vergt enorm veel papier, terwijl alle andere stukken digitaal worden bezorgd aan de raadsleden. Samen met voormelde wijzigingen van het huishoudelijk reglement wordt voorgesteld om het bulletin van vragen en antwoorden digitaal te versturen naar de raadsleden en niet meer af te printen en ter tafel te leggen.
Deze aanpassing brengt een wijziging mee van artikel 42 van het huishoudelijk reglement.
- Artikel 42 wordt gewijzigd:
1. Een raadslid kan buiten de vergadering aan het college of het vast bureau schriftelijk vragen stellen in het e-decisionsysteem via initiatiefrecht (schriftelijke vraag).
2. De vragen worden schriftelijk beantwoord aan de vragensteller binnen de vier weken na de datum waarop ze zijn ingediend en gepubliceerd in het eerstvolgend Bulletin van Vragen en Antwoorden. Indien de uiterste datum een feestdag is, dan wordt de termijn verlengd tot de eerstvolgende werkdag.
Het bulletin wordt digitaal bezorgd aan de raadsleden naar aanleiding van de raadszitting. De dag van de raadszitting wordt het tevens ter beschikking gesteld van de pers.
Spreektijden in geval van samenvoeging interpellatie en voorstel van beslissing:
In het huishoudelijk reglement zijn er spreektijden bepaald voor de behandeling van een discussiepunt en een aanvullend voorstel van beslissing (art. 48, par. 1), voor de behandeling van een interpellatie (art. 48, par. 2), en voor de behandeling van een mondelinge vraag (art. 48, par.3). Verder is voorzien dat - wanneer meerdere punten worden samengevoegd - elke interpellant de volledige spreektijd krijgt.
Toen in de gemeenteraad dd. 14 februari 2022 een interpellatie en een voorstel van beslissing werd samengevoegd, werden de spreektijden van een interpellatie en voorstel van beslissing bij elkaar ingevoegd in toepassing van artikel 48 van het huishoudelijk reglement. Naar aanleiding hiervan werd een vraag gesteld door een van de raadsleden. Er wordt dan ook voorgesteld om - samen met voormelde aanpassingen van het huishoudelijk reglement - de samengevoegde spreektijden voor een interpellatie samen met een voorstel van beslissing ter verduidelijking uitdrukkelijk te voorzien in het huishoudelijk reglement.
Deze aanpassing brengt een wijziging mee van artikel 48, par. 4 van het huishoudelijk reglement.
- Artikel 48 par.4 wordt gewijzigd
Algemeen: wanneer meerdere punten samengevoegd worden dan krijgt elke interpellant de volledige spreektijd zoals hiervoor opgenomen.
Wanneer een interpellatie en een voorstel van beslissing worden samengevoegd, verloopt de behandeling als volgt:
1. De interpellant (interpellatie) krijgt twee minuten de tijd om zijn interpellatie toe te lichten;
2. De interpellant (voorstel van beslissing) krijgt vier minuten de tijd om zijn voorstel tot beslissing toe te lichten;
3. Elke andere fractie krijgt twee minuten om eventuele bemerkingen te formuleren;
4. Het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau krijgt zes minuten om te antwoorden, en bij tussenkomst van andere fracties acht minuten;
5. De interpellant (interpellatie) krijgt één minuut voor wederantwoord;
6. De interpellant (voorstel van beslissing) krijgt één minuut voor wederantwoord;
7. Elke andere fractie krijgt één minuut om te reageren;
8. Het college of het vast bureau krijgt één minuut om te reageren op het wederantwoord van de interpellanten;
9. Elke andere fractie krijgt één minuut voor een laatste reactie;
10. De interpellant (interpellatie) krijgt één minuut voor een laatste repliek;
11. De interpellant (voorstel van beslissing) krijgt twee minuten;
12. Er wordt overgegaan tot stemming over het voorstel van beslissing.
Toevoeging mailadres bestuurszaken in artikel 8:
In artikel 8 is bepaald dat een raadslid dat niet aanwezig kan zijn op de raadscommissie de dienst Bestuurszaken verwittigt. Naar analogie met andere bepalingen in het huishoudelijk reglement wordt hierbij het e-mailadres vermeld.
- Artikel 8 wordt gewijzigd
Een raadslid dat niet kan aanwezig zijn op de raadscommissie verwittigt Bestuurszaken (stadsbestuur@kortrijk.be), die op haar beurt de secretaris en de voorzitter van de betreffende raadscommissie verwittigt.
Her-nummering artikel 25
Het huidige HHR bevat twee artikelen 25. Teneinde verwarring te voorkomen wordt voorgesteld om het eerste artikel 25 (dat laatst werd toegevoegd) te her-nummeren en er nummer 24bis van te maken.
- Het betrokken artikel 25 wordt gewijzigd als volgt:
Artikel 24bis
Indien de zittingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn nog niet afgewerkt zijn om 24u, dan wordt/worden de zitting(en) verder gezet de volgende dag.
Hierop kan een uitzondering gemaakt worden, wanneer na 24u nog slechts een beperkt aantal punten te behandelen zijn. De beslissing hierover komt toe aan de voorzitter van de raad.